Checklist voor de organisatie van een evenement – stap voor stap

Een evenement organiseren? Dat betekent plannen, afstemmen en oog hebben voor honderd-en-een details. Van vergunningen en leveranciers tot veiligheid en communicatie – één vergeten stap kan al leiden tot stress of vertraging. Met een checklist hou je het overzicht en weet je zeker dat alles op tijd geregeld is. Zo werk je gestructureerd toe naar een vlot en veilig event.

A. Voorbereiding & vergunningen

• Doel en doelgroep bepalen
• Datum en locatie vastleggen
• Vergunning aanvragen of melding doen bij de gemeente
• Budget opstellen
• Verantwoordelijkheden verdelen
• Premie voor je eventverzekering alvast berekenen

Een goede voorbereiding voorkomt last-minute stress. Als je weet wat het doel is en wie je wil bereiken, kun je gerichter kiezen voor locatie, programma en communicatie. Check op tijd of je een vergunning of melding nodig hebt – dat verschilt per gemeente en per soort event. Bereken ook al vroeg je premie. Zo weet je wat je kunt verwachten en neem je de verzekeringskost meteen mee in je budget.

B. Draaiboek & planning

• Programma en tijdslijn (opbouw, event, afbouw) opstellen
• Draaiboek maken met taken en contactpersonen per onderdeel
• Calamiteitenplan opstellen (voor noodgevallen en incidenten)
• Planning en logistiek met leveranciers afstemmen (techniek, catering, transport, enz.)

Een draaiboek is de ruggengraat van je event. Het zorgt voor overzicht en voorkomt misverstanden. Noteer niet enkel wat er moet gebeuren, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je communiceert als er iets verandert. Voeg je noodplan toe aan hetzelfde document, zo staat alles op één plek.

C. Veiligheid & risico’s

• EHBO en security voorzien
• Vluchtwegen, nooduitgangen en verzamelplaatsen bepalen
• Weerscenario’s opnemen en noodvoorzieningen voorzien
• Risico’s in kaart brengen en kiezen welke dekkingen je nodig hebt

Veiligheid is altijd prioriteit. Check samen met de locatie of alle nooduitgangen vrij zijn en de hulpdiensten vlot bereikbaar zijn. Denk na over onverwachte situaties zoals slecht weer of technische problemen, en regel vooraf de nodige noodvoorzieningen (zoals extra tenten, noodverlichting of -stroom). Met een sterk calamiteitenplan en de juiste dekking via je eventverzekering ben je voorbereid op het onverwachte.

D. Leveranciers & logistiek

• Betrouwbare leveranciers kiezen en afspraken maken
• Contracten bevestigen en voorwaarden vastleggen
• Leveringsmomenten, opbouw en afbouw plannen
• Contactlijst met leveranciers actueel houden
• Duidelijk afspreken wie de gehuurde materialen verzekert (organisatie of leverancier)

Een event valt of staat met de mensen die het uitvoeren. Kies dus voor leveranciers die hun afspraken nakomen en leg alles schriftelijk vast. Zorg voor een strakke planning en hou een actueel overzicht van contactpersonen bij de hand.

Bespreek ook wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van gehuurde materialen zoals tenten, podia of techniek. Vaak ligt dat bij jou als organisator. Door dit op voorhand te regelen, vermijd je discussies of financiële risico’s achteraf.

E. Communicatie & bezoekers

• Communicatiekanalen (website, sociale media, ticketing) opzetten en opvolgen
• Personeel en vrijwilligers briefen
• Bezoekersinformatie voorzien (route, plan, veiligheidsinstructies)
• Bedankmoment of follow-up voorzien
• Evaluatie inplannen na afloop

Heldere communicatie voorkomt verwarring. Zorg dat bezoekers weten waar ze moeten zijn en wat ze kunnen verwachten, zowel vooraf als op de dag zelf. Brief je crew en vrijwilligers zodat iedereen dezelfde info deelt. Voorzie ook een korte evaluatie na afloop met je team – zo leer je bij voor volgende edities. En vergeet niet: een bedankje of terugblik versterkt de band met je publiek.

Zekerheid begint met overzicht

Met een goede checklist breng je structuur in je voorbereiding en rust in je hoofd. Hoe beter je voorbereid bent, hoe kleiner de kans dat er iets fout loopt.

Toch blijven sommige risico’s onvoorspelbaar – denk aan slecht weer, schade of annulatie. No Risk helpt organisatoren en eventplanners om hun risico’s slim te verzekeren, zodat jij met een gerust hart aan je event kunt werken.

Benieuwd hoeveel jouw eventverzekering kost? Bereken je premie in 2 minuten.