Hoe maak je een draaiboek voor jouw evenement?
Een goed draaiboek is de ruggengraat van elk event. Het zorgt voor overzicht, verdeelt taken en voorkomt stress op cruciale momenten.
Je programma toont wat er gebeurt, je draaiboek toont hoe het gebeurt. Van opbouw tot afbraak: wie doet wat, wanneer, en met wie? Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is – ook als er iets onverwachts gebeurt.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je zelf een draaiboek opstelt dat werkt: overzichtelijk, praktisch en klaar voor élk scenario.
Stap 1: Begin met de basis
Voor je in de details duikt, leg je eerst de fundamenten van je event vast. Een goed draaiboek start met een helder overzicht van het doel, de doelgroep en het globale programma. Dat vormt het vertrekpunt voor je planning, communicatie en organisatie.
Omschrijf kort waarom je het event organiseert en voor wie. Gaat het om verbinding, promotie of een jubileum? En wie wil je bereiken? Eens dat duidelijk is, kan je het programma in grote lijnen invullen: wat gebeurt er wanneer, en in welke volgorde?
Tip: werk met duidelijke rubrieken zoals Catering, Techniek, Opbouw/Afbraak en Communicatie. Het lijkt misschien logisch, maar zo hou je structuur in je draaiboek en kan je makkelijk aanvullen of bijsturen naarmate je planning concreter wordt.
Stap 2: Taken en rollen verdelen
Een draaiboek is pas nuttig als iedereen weet wat zijn of haar rol is. Door verantwoordelijkheden duidelijk toe te wijzen, vermijd je misverstanden en behoud je overzicht.
Maak per onderdeel een lijstje met wie waarvoor verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld:
- Techniek: licht, geluid, apparatuur
- Catering: eten, drinken, afvalverwerking
- Vergunningen & veiligheid: contact met de gemeente, EHBO, noodprocedures, verzekering
- Communicatie: sociale media, pers, bezoekersinformatie
Noteer bij elke taak de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke persoon of leverancier. Zo weet iedereen meteen wie hij of zij moet bellen bij vragen of problemen.
Tip: Voorzie één overzicht met alle contactgegevens en functies. Handig om te delen met je team of partners, en makkelijk aan te passen indien nodig.
Stap 3: Maak een duidelijke tijdsplanning
Een draaiboek staat of valt met een strakke planning. Door alles tijdig en gestructureerd in te plannen, hou je grip op de organisatie en vermijd je lastminute chaos.
Deel je planning op in vier duidelijke fases:
- Voorbereiding: afspraken, bestellingen, programma, contact met leveranciers
- Opbouw: aankleding van de locatie, techniek, catering, decoratie
- Het event zelf: startmomenten, optredens, pauzes, aankondigingen
- Afbraak: opruimen, materiaal terugbrengen, evaluatie
Gebruik een overzichtelijke tijdlijn of tool zoals Excel, Google Sheets of Trello. Plan ook wat marge in – er loopt altijd wel iets anders dan gepland. En door telkens te vermelden wie welke taak uitvoert, ben je zeker dat alles wordt opgevolgd.
Stap 4: Voorzie noodscenario’s
Hoe goed je ook voorbereid bent: er kán iets misgaan. Denk aan slecht weer, een zieke artiest, technische panne of een medische noodsituatie.
Voorzie daarom een kort calamiteitenplan in je draaiboek. Zet de mogelijke incidenten op een rij en bepaal per scenario:
- Wat moet er gebeuren?
- Wie neemt actie?
- Welke back-up is er?
Enkele voorbeelden:
- Medische problemen: Wie verleent eerste hulp? Wie verwittigt de hulpdiensten?
- Technisch probleem of regenweer: Wat is het plan B?
- Schade of incidenten: Wie registreert wat er gebeurd is? Wie neemt contact op met de verzekering?
Vermeld in je draaiboek ook dat je bij schade of een incident altijd contact opneemt met No Risk. In de meeste gevallen kan dat op de volgende werkdag, maar bij ernstige situaties zijn we 24/7 bereikbaar.
Een draaiboek = rust in je hoofd
Een goed draaiboek zorgt voor structuur, helderheid en gemoedsrust – bij jezelf én je team.
Met de juiste voorbereiding en een gepaste evenementenverzekering weet je dat alles goed geregeld is. Ook als het anders loopt dan gepland.
Benieuwd wat het kost om jouw event te verzekeren? Via onze online tool weet je het in 2 minuten: