Hoe stel je een noodplan op dat werkt?

Als je een event organiseert, ga je ervan uit dat alles vlot verloopt. Maar er kan altijd iets fout lopen: een plotse storm, stroompanne of een medisch noodgeval. In zulke gevallen is een goed noodplan onmisbaar. Het is je draaiboek voor noodgevallen: wie doet wat, wanneer en hoe. Zo kun je snel reageren, risico’s beperken en paniek vermijden op cruciale momenten.

Voor veel events is zo’n noodplan trouwens verplicht. Gemeenten vragen er vaak expliciet naar bij een vergunningsaanvraag – zeker bij grotere of risicovolle evenementen. Ook voor de aansprakelijkheidsdekking binnen je evenementenverzekering is een noodplan belangrijk: het toont aan dat je voorbereid bent en de veiligheid van je bezoekers, crew en leveranciers ernstig neemt.

Wat hoort erin?

Een noodplan beschrijft wat je doet als er iets misloopt – van kleine incidenten tot echte crisissituaties. Het doel? Risico’s beperken en snel en doeltreffend reageren, zodat iedereen veilig blijft.

De belangrijkste onderdelen zijn:

1. Scenario’s en risico’s

Breng in kaart wat er mogelijk kan misgaan, zoals:

• Medische noodgevallen
• Brand
• Stroompanne
• Extreem weer
• Evacuatie of paniek
• Schade aan materiaal

Beschrijf per scenario kort de acties die nodig zijn en wie ervoor verantwoordelijk is.

2. Communicatie

In een crisissituatie telt elke seconde. Leg duidelijk vast wie met wie contact opneemt, en via welk kanaal. Denk ook na over hoe je belangrijke info communiceert naar bezoekers – bijvoorbeeld via een omroepsysteem, schermen, eventapp of sociale media.

Een helder communicatieschema voorkomt verwarring als het druk of hectisch wordt.

3. Contactpersonen en noodnummers

Bundel alle cruciale contacten op één plek:

• Hulpdiensten (112, politie, brandweer, EHBO)
• Organisatie en beveiliging
• Gemeente of locatiebeheer
• Verzekeraar (No Risk – bij ernstige incidenten 24/7 bereikbaar)

Vermeld namen, telefoonnummers en de afgesproken verzamelplaatsen bij evacuatie. Hoe minder er moet worden opgezocht, hoe sneller je kunt handelen.

Hoe maak je het werkbaar?

Een noodplan hoeft geen lijvig document te zijn. Integendeel: hoe compacter en overzichtelijker, hoe beter het werkt in de praktijk.

Gebruik een vaste structuur of tabel, bijvoorbeeld:

Tip: bespreek het plan met je team vóór het event. Een korte oefening of briefing kan veel verschil maken als er iets misgaat.

En onthoud: een noodplan is een levend document. Pas het aan voor elke nieuwe editie of locatie.

Als het erop aankomt

Een goed uitgewerkt noodplan maakt het verschil tussen chaos en controle. Bij een groot festival kan een duidelijk evacuatieplan ervoor zorgen dat duizenden mensen rustig het terrein verlaten. Bij een bedrijfsfeest kan een snelle, goed afgestemde actie – zoals noodstroom inschakelen – voorkomen dat het hele programma stilvalt.

Als je plan helder, doordacht en werkbaar is, merk je dat meteen: iedereen weet wat te doen en blijft rustiger onder druk.

Gemoedsrust met No Risk

Een calamiteitenplan helpt je om goed voorbereid te zijn op alles wat er tijdens je event kan mislopen. Maar wat met de risico’s die je niet kunt controleren? Denk aan stormschade of materiaalproblemen. Een eventverzekering zorgt dat je ook dan sterk staat – met de juiste dekking én ondersteuning wanneer het nodig is.

Bij No Risk kennen we de praktijk van eventorganisatie. We helpen organisatoren om hun risico’s slim in te dekken. Bereken hier je premie en start met een gerust hart.