Veiligheidsplan voor je event – wat mag je niet vergeten

Bij het organiseren van een event denk je misschien eerst aan de locatie, line-up of het programma. Maar minstens even belangrijk is de veiligheid – voor bezoekers, medewerkers en iedereen die meehelpt. Een goed veiligheidsplan zorgt ervoor dat je voorbereid bent op élke situatie, van kleine incidenten tot echte noodscenario’s.

Hier lees je wat er in élk veiligheidsplan moet staan – én wat organisatoren vaak over het hoofd zien.

Belangrijkste onderdelen van een veiligheidsplan

Een veiligheidsplan beschrijft hoe je de veiligheid van bezoekers, personeel en artiesten waarborgt. Het moet duidelijk, praktisch en afgestemd zijn op jouw type event. De belangrijkste onderdelen:

• EHBO en medische voorzieningen
  Zorg dat er altijd voldoende EHBO’ers aanwezig zijn, afgestemd op het aantal bezoekers en het soort event. Vermeld waar de EHBO-posten zich bevinden, hoe ze bereikbaar zijn en wie de coördinatie op zich neemt.
• Calamiteitenplan en noodscenario’s
  Neem een kort calamiteitenplan op waarin staat wat er gebeurt bij incidenten zoals brand, stroompanne, paniek of extreem weer. Duid aan wie de leiding heeft bij een ontruiming, waar de verzamelplaatsen zijn en hoe bezoekers geïnformeerd worden.
• Crowd control en publieksveiligheid
  Bij events met veel volk is een goed crowdmanagementplan cruciaal. Denk aan in- en uitgangsroutes, maximale capaciteit, dranghekken, looprichtingen en toezicht. Overvolle zones zijn een van de grootste veiligheidsrisico’s.
• Communicatie en coördinatie
  In noodsituaties telt elke seconde. Leg vast hoe teamleden met elkaar communiceren (portofoons, telefoons, chatgroepen) en wie contact houdt met beveiliging, locatiebeheer en hulpdiensten.
• Verantwoordelijkheden en contactpersonen
  Noteer duidelijk wie eindverantwoordelijke is voor veiligheid en wie welke rol opneemt. Voeg een overzicht toe met alle belangrijke telefoonnummers: organisatie, security, hulpdiensten, locatiebeheer en verzekering.

Veelgemaakte fouten

Zelfs ervaren organisatoren vergeten in de drukte soms essentiële zaken. De meest voorkomende valkuilen:

• Onduidelijke verantwoordelijkheden – niet iedereen weet wat te doen bij een noodsituatie.
• Geen back-upplan – geen alternatief bij stroomuitval, annulatie of uitval van personeel.
• Verouderde info – telefoonnummers of contactpersonen die niet meer kloppen.
• Te ingewikkelde documenten – een plan van 40 pagina’s leest niemand wanneer het écht nodig is. Hou het beknopt en overzichtelijk; één duidelijke A4 met de belangrijkste acties werkt vaak beter dan een lijvig dossier.

Tips voor een volledig en werkbaar plan

• Betrek gemeente en locatiebeheer op tijd
  Gemeenten vragen vaak een veiligheidsplan bij de vergunningsaanvraag. Door hen er vroeg bij te betrekken, voorkom je vertraging of afkeuring.
• Werk samen met leveranciers, hulpdiensten en je verzekering
  Stem af met security, techniek, catering, medische diensten én je verzekeringspartner. Zij weten precies wat er op locatie mogelijk is – en waar risico’s zitten.​​​​​​​
• Test je plan in de praktijk
  Een korte briefing of oefening met het team vóór de start van je event maakt een groot verschil. Zo weet iedereen wat te doen als het misgaat.​​​​​​​
• Hou je plan actueel
  Een veiligheidsplan is een levend document. Controleer regelmatig of alle info nog klopt: telefoonnummers, contactpersonen, leveranciers en verzamelpunten kunnen wijzigen. Zo blijft je plan betrouwbaar.

Tot slot: veiligheid geeft vertrouwen

Een sterk en duidelijk veiligheidsplan is onmisbaar voor elk event. Een goed voorbereid team straalt rust uit en voorkomt dat kleine incidenten ontaarden in grote problemen.

Toch kun je niet alles voorkomen – schade, ongevallen of annulatie blijven altijd risico’s. Met een gepaste evenementenverzekering van No Risk weet je zeker dat je event niet alleen veilig, maar ook goed verzekerd is.