Altijd een stapje voor op het weer: zo bereid je je als organisator goed voor

Voor organisatoren van outdoor evenementen is het steeds duidelijker: het weer wordt extremer. Stormen, felle regen of net extreme hitte zorgen steeds vaker voor overlast, schade of zelfs annulaties. Denk maar aan juli 2023, toen verschillende grote festivals en events in Nederland werden afgelast door noodweer. Onvoorspelbare weersomstandigheden vormen een significant risico voor elk evenement in openlucht. Maar wie zich goed voorbereidt, laat zich niet verrassen. Door op voorhand slimme keuzes te maken, vergroot je de kans dat je event ook bij slecht weer veilig kan doorgaan. En als dat niet lukt, ben je beter voorbereid op de gevolgen.

Slim plannen begint met goed weerinzicht

Alles begint bij betrouwbare weersvoorspellingen. Dankzij moderne technologie worden die steeds nauwkeuriger – zowel op korte als lange termijn. Gebruik gespecialiseerde weerapps en meetpunten die real-time updates geven. Handig op de dag zelf, maar ook tijdens de voorbereidingen. Zo kun je met historische data én actuele voorspellingen beter inschatten wat je te wachten staat.

Ook No Risk speelt hierin een rol. We kijken niet pas mee als het misgaat, maar denken al vroeg mee – zeker als er extreem weer voorspeld wordt. We denken mee over alternatieve scenario’s, parkeerproblemen bij drassige ondergrond, bliksemveiligheid of extra voorzieningen zoals rijplaten, houtsnippers of tenten. In overleg met de organisator, gemeente, het weerstation en andere partners denken we mee over de veiligheidsaspecten van je outdoor event – zodat je plannen niet alleen goed klinken, maar ook in de praktijk werken.

Kies een weerbestendige locatie

Niet elk terrein is geschikt bij slecht weer. Kies bij voorkeur een locatie waar je kunt schakelen als het nodig is. Denk aan overdekte zones, stevige tentconstructies of natuurlijke beschutting. Kijk ook of de ondergrond bestand is tegen regen of wind. Denk bijvoorbeeld aan houten loopvlakken tegen modder, extra afwatering, stormvaste constructies en alternatieve parkeermogelijkheden als het terrein te nat is. Zo ben je zo goed mogelijk voorbereid op wat het weer ook brengt.

Noodplanning en back-upstrategieën

Wat als het weer plots omslaat? Dan heb je een goed calamiteitenplan nodig. Stel een duidelijk veiligheidsplan op voor je evenement, inclusief scenario’s: wat doen we bij rukwinden, aanhoudende regen of extreme hitte? Denk aan stormvaste tenten, poncho’s klaarleggen, extra EHBO en voldoende water bij hitte, of veilige routes om bezoekers naar binnen te leiden. Zorg dat je team goed gebrieft is en weet wie wat doet. Goede communicatie is cruciaal – met je team én je bezoekers, via schermen, apps of luidsprekers. Veiligheid is alles – en hoe beter je plan, hoe vlotter je kunt schakelen als het nodig is.

Onze evenementenverzekering dekt ook extreem weer

Hoe goed je je ook voorbereidt: het weer blijft een onvoorspelbare factor. Daarom biedt No Risk een evenementenverzekering met dekking voor extreem weer. Moet je event door storm, regen of andere weersomstandigheden geannuleerd, verplaatst of uitgesteld worden – volledig of deels – dan kunnen gemaakte kosten vergoed worden. Denk aan locatiehuur, techniek, promotie of andere voorbereidingen. Zo’n annulatie is altijd jammer, maar met de juiste verzekering wordt het alvast geen financiële domper.

Regen of zonneschijn – jij bent voorbereid

Extreem weer is stilaan het nieuwe normaal. Maar met slimme outdoor event planning, een geschikte locatie, een sterk veiligheidsplan én een goede verzekering tegen extreem weer, ben jij als organisator klaar voor alles wat het weer ook brengt.

Meer weten over onze dekking voor extreem weer of advies nodig bij je eigen veiligheidsaanpak? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee.