Draaiboek voor je kerstevenement: praktische checklist & tips

Van kerstmarkten tot winterfestivals en kerstevents op het dorpsplein: in december pakken veel gemeenten, verenigingen en lokale handelaars uit met een sfeervol evenement. Vaak met lichtjes, kraampjes, een schaatspiste, muziek, eten en misschien zelfs een bezoek van de kerstman – en meestal ook véél meer werk dan op het eerste zicht lijkt.

Hoe groter het kerstfeest, hoe meer schakels: leveranciers, vrijwilligers, vergunningen, veiligheid en planning. Zonder goed overzicht dreigt het snel chaotisch te worden. Een draaiboek helpt je om alles op één plek te centraliseren – en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.

In dit artikel lees je wat er zeker in zo’n draaiboek hoort, welke fouten je makkelijk vermijdt en hoe je zorgt dat je plan ook werkt als er plots een sneeuwbui opduikt.

Wat zet je in een draaiboek voor een kerstevenement?

Een draaiboek is geen verslag of beleidsnota, maar een praktisch werkdocument dat je gebruikt tijdens het evenement zelf. Dit mag er zeker niet in ontbreken:

• 🕒 Tijdsplanning per fase

Verdeel het evenement in duidelijke fases: voorbereiding, opbouw, het event zelf en afbouw. Noteer per fase wat er gebeurt, wie erbij betrokken is, welk materiaal nodig is en wanneer alles moet plaatsvinden. Zo behoud je het overzicht – ook als iets uitloopt of tegenvalt.

• 👥 Taken en verantwoordelijkheden

Wie zorgt voor de stroom? Wie geeft de briefing aan de vrijwilligers? En wie neemt contact op met de gemeente als er iets fout loopt? Zet bij elke taak een naam en telefoonnummer, zodat iedereen weet wie aanspreekpunt is.

• 📄 Vergunningen en veiligheid

Noteer welke vergunningen je hebt en wie de contactpersoon is. Voeg ook je veiligheidsplan toe, met evacuatiezones, EHBO-posten en noodnummers.

• 📦 Leveranciers en faciliteiten

Van de leverancier van de kraampjes tot de opbouwer van de schaatspiste: zet alle betrokken partijen in één overzicht. Voeg belangrijke data toe zoals opbouwmomenten, leveringen en afspraken over afbouw en opruiming.

• 📢 Communicatie en contactpersonen

Zorg dat ook de communicatie in je draaiboek staat: wie staat in voor de bezoekersinfo, wie geeft updates bij slecht weer en wie ontvangt de pers als die langskomt?

Veelgemaakte fouten (die je makkelijk vermijdt)

Een goed draaiboek is overzichtelijk, actueel en praktisch bruikbaar. Maar dat vraagt wat aandacht. Dit loopt vaak fout:

• Te weinig afstemming vooraf: taken toewijzen is niet genoeg – check ook of iedereen begrijpt wat er verwacht wordt.
• Geen contactgegevens bij de taken: wie bel je als de stroom uitvalt? Zet dat er meteen bij.
• Geen noodscenario’s: wat doe je bij gladde ondergrond, een zieke artiest of een tent die niet op tijd geleverd wordt?
• Te lang of te vaag: hou het kort, helder en makkelijk aanpasbaar. Een draaiboek van 30 pagina’s leest niemand op het terrein.
• Het draaiboek niet (goed) delen: zorg dat iedereen weet waar de laatste versie staat en werk liefst met één centrale versie.

Tips voor een draaiboek dat écht werkt

• Maak een planning per dag of dagdeel
  Zeker bij meerdaagse kerstmarkten of events is een duidelijke dagindeling cruciaal – met overzicht van opbouw, briefings, belangrijke momenten en afbouw.
• Gebruik kleurcodes of iconen
  Voor taken, verantwoordelijkheden, fases of veiligheid. Zo zie je snel wie wat doet – en wat extra aandacht vraagt.
• Voeg een checklist toe
  Bijvoorbeeld voor opbouw, weerchecks, leveranciers of afbouw. Zo weet je zeker dat je niets vergeet op drukke momenten.
• Test je draaiboek op voorhand
  Loop een dag eerder samen met een collega alles even door. Zo merk je snel waar nog gaten of dubbelingen zitten.

Denk ook aan risico’s die je niet kan plannen

Een draaiboek helpt je om je evenement vlot te laten verlopen – maar sommige risico’s kan je gewoonweg niet voorzien. Denk aan stormschade, technische panne of een valpartij op de schaatspiste.

Met een evenementenverzekering dek je dat soort risico’s af. Zo vermijd je dat een onverwacht incident leidt tot hoge kosten of stress achteraf.

Bij No Risk denken we graag mee over de risico’s van jouw kerstmarkt of kerstevent. Je kan eenvoudig je premie berekenen en je verzekering meteen online afsluiten – of je nu een kleinschalig buurtfeest organiseert of een grootschalige editie over meerdere dagen.