Wat kost het organiseren van een kerstmarkt?

Een kerstmarkt organiseren is leuk en feestelijk, maar zeker niet gratis. Van schaatsbanen tot vergunningen, van lichtjes tot beveiliging: de kosten kunnen snel oplopen. Zeker bij meerdaagse evenementen in de openbare ruimte is het slim om vooraf een goed zicht te hebben op je budget.

Of je nu als gemeente, eventbureau of ondernemer betrokken bent bij de organisatie – wie op voorhand weet waar de kosten zitten, vermijdt onaangename verrassingen achteraf.

De grootste kostenposten

Een kerstmarkt bestaat zelden uit enkel wat kraampjes. Zeker als je een grootschaliger of meerdaags evenement organiseert, krijg je te maken met heel wat verschillende kosten. Dit zijn de posten waar je het meeste mee moet rekenen:

• 📍 Locatiehuur

Een kerstmarkt vindt vaak plaats op een plein, in een park of op een ander terrein – vaak in de openbare ruimte. In dat geval betaal je soms een vergoeding aan de stad of gemeente. Op privéterrein huur je meestal van een particulier.

• ❄️ IJsbanen of attracties

Een schaatsbaan, reuzenrad of andere attractie trekt volk, maar brengt ook aanzienlijke kosten met zich mee: van huur en opbouw tot elektriciteit en bewaking.

• 💡 Licht, geluid en energie

Verlichting, muziek, verwarming of een schaatsbaan: de gezellige sfeer van een kerstmarkt vraagt veel stroom. Zeker bij tijdelijke installaties of een aggregaat lopen de kosten snel op.

• 📄 Vergunningen en ontheffingen

Voor evenementen in de openbare ruimte heb je vrijwel altijd een vergunning nodig. De kostprijs daarvan verschilt per gemeente, maar kan snel oplopen – zeker als het gaat om meerdere dagen, catering of muziek.

• 🛡️ Beveiliging en toezicht

Denk aan verkeersstewards, bewakingsfirma’s en EHBO’ers – met mogelijk extra inzet op drukke momenten. Zeker als er alcohol wordt geschonken of er veel volk wordt verwacht, zijn deze maatregelen onmisbaar.

• 📝 Evenementenverzekering

Een kerstmarkt zonder verzekering is een risico. Denk aan schade aan gehuurd materiaal, aansprakelijkheid bij een ongeval of stormschade. Met een goede evenementenverzekering vermijd je financiële tegenvallers.

Verborgen kosten die vaak vergeten worden

Naast de grote kostenposten zijn er ook minder zichtbare uitgaven die vaak vergeten worden. Denk aan schoonmaak en afvalverwerking – zeker bij meerdaagse markten of evenementen met catering, waar ook vet, olie of voedselresten moeten worden afgevoerd. Ook vrijwilligers brengen kosten met zich mee: eten, vervoerskosten, kledij of een kleine vergoeding. Werk je met een professionele crew, dan komen daar ook loonkosten bij.

Daarnaast kunnen weersomstandigheden onverwachte kosten veroorzaken, zoals strooizout, extra tentzeilen, vertraging bij leveranciers of zelfs aanpassingen aan je programma. Zulke kosten kunnen zwaar doorwegen als je ze niet op voorhand inplant.

Hoe hou je grip op de kosten?

Met deze tips voorkom je dat je budget onverwacht ontspoort:

• Maak een realistisch budget met marge
  Baseer je kosten op duidelijke afspraken en realistische inschattingen. Voorzie 10–15% extra ruimte voor onvoorziene uitgaven.
• Vergeet je verzekering niet mee te nemen in je budget
  Bereken nu al hoeveel je evenementenverzekering gaat kosten. Zo kun je de premie meteen in je begroting opnemen.
• Zorg voor duidelijke afspraken met leveranciers
  Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe afbouw en schoonmaak worden geregeld, en welke kosten voor jouw rekening zijn.
• Let op de duur van je contracten
  Een kerstmarkt duurt vaak meerdere dagen of zelfs weken. Dat heeft gevolgen voor je verzekering, vergunning en bewaking – en dus ook voor je totale kost.

Verzekeren: kosten onder controle door risico’s te dekken

Stormschade aan een tent, een kerstboom die omvalt, een ongeluk op de schaatsbaan of annulering door noodweer – het zijn risico’s die je niet altijd kunt vermijden, maar wél kunt verzekeren. Met een evenementenverzekering dek je onder andere aansprakelijkheid, schade aan materiaal, ongevallen en annulering. Zo beperk je de financiële gevolgen als er toch iets misloopt.

Bij No Risk kun je je premie eenvoudig online berekenen en de verzekering meteen afsluiten.

Hulp nodig bij de voorbereiding?

Een kerstmarkt goed organiseren vraagt een doordacht plan én financieel inzicht. Bij No Risk denken we graag met je mee over de risico’s, verzekering en kosten van jouw kerstevenement.