De complete checklist voor een juridisch en organisatorisch sterk event

Een event organiseren vraagt meer dan een goed idee en een draaiboek. Je moet ook rekening houden met juridische en organisatorische verplichtingen – van vergunningen en contracten tot privacyregels en een goede verzekering. In dit artikel vind je een complete juridische checklist waarmee je je event doordacht en professioneel voorbereidt.

1. Vergunningen en regelgeving

Welke vergunningen je nodig hebt, hangt af van het type event, de locatie en het verwachte aantal bezoekers. De belangrijkste zijn:

• Een evenementenvergunning van de stad of gemeente (vaak verplicht bij openbare of grootschalige events).
• Een tap- en horecavergunning als je alcohol schenkt.
• Een geluidsontheffing bij muziek boven een bepaald volume.
• Een brandveiligheidsattest, vaak vereist bij indoorlocaties of tentconstructies.

Gemeentes kunnen bijkomende voorwaarden opleggen, zoals een veiligheidsplan, mobiliteitsmaatregelen of de inzet van EHBO. Neem dus tijdig contact op met het lokaal bestuur van je eventlocatie – zo weet je wat er nodig is en vermijd je verrassingen op het laatste moment.

2. Aansprakelijkheid en verzekeringen

Een ongeluk is snel gebeurd: iemand struikelt over een kabel, er ontstaat schade aan materiaal, of een leverancier stelt je aansprakelijk. Je wil als organisator niet zelf voor die kosten opdraaien.

Een evenementenverzekering beschermt je tegen dat soort risico’s. Die kan onder meer volgende zaken dekken:

• Aansprakelijkheid: bij schade aan personen of goederen.
• Annulatie: wanneer je event door overmacht niet doorgaat.
• Materiaal: bij schade of diefstal van eigen of gehuurde spullen.
• Ongevallen: tussenkomst in medische kosten als een bezoeker of medewerker iets overkomt.

Let op: een klassieke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt meestal geen schade tijdens events. Met een specifieke evenementenverzekering kun je die risico’s wel gericht afdekken.

3. Contracten met leveranciers

Waterdichte afspraken met leveranciers vermijden misverstanden én financiële risico’s. Leg in contracten vast wie waarvoor verantwoordelijk is – zeker als het gaat om gehuurd materiaal of technische installaties. In veel huurvoorwaarden staat dat jij als huurder aansprakelijk bent voor schade, zelfs als die niet jouw fout is. En de vervangingswaarde kan veel hoger liggen dan de huurprijs (soms tot 10 keer zoveel).

Wil je dat risico niet zelf dragen? Dan kun je dat opvangen via een eventverzekering:

• Met aansprakelijkheidsdekking voor schade waarvoor jij aansprakelijk wordt gesteld.
• Met materiaaldekking voor situaties zonder duidelijke schuld (zoals storm, brand of vandalisme).

Spreek ook duidelijk af wie voor welke verzekering zorgt. Zo vermijd je hiaten in de dekking én discussie achteraf.

4. Rechten van bezoekers en privacy

Verzamel je persoonsgegevens (zoals bij een online registratie)? Dan moet je voldoen aan de GDPR (AVG):

• Vraag expliciete toestemming voor het verwerken van gegevens.
• Wees transparant over wat je met de data doet.
• Zorg voor een goede beveiliging van persoonsgegevens (zowel digitaal als op papier).

Ook cameratoezicht, marketing na afloop of gezichtsherkenning kunnen onder de privacywetgeving vallen. Werk je met externe leveranciers (bijvoorbeeld voor ticketing)? Leg dan vast wie waarvoor verantwoordelijk is.

5. Tools en software

Er zijn tal van handige tools die je helpen om je event gestructureerd én juridisch in orde te organiseren. Denk aan:

• Registratietools die GDPR-proof zijn (zoals Eventbrite of Momice).
• Projectmanagementsoftware zoals Asana of Trello voor overzicht en deadlines.
• Checklists en draaiboeken in tools als Notion of Google Drive.
• Verzekeringstools, zoals de aanvraagpagina van No Risk, waar je zelf je dekkingen kiest en direct ziet wat je verzekering zal kosten.

Professioneel én voorbereid

Een goed georganiseerd event is niet alleen creatief en sfeervol, maar ook juridisch sluitend. Wie op tijd nadenkt over vergunningen, risico’s en verantwoordelijkheden, vermijdt onaangename verrassingen.

Wil je zeker zijn dat jouw event goed verzekerd is? Bij No Risk stel je makkelijk je eventverzekering samen – helemaal op maat van jouw situatie. Heb je vragen? We denken graag met je mee.